KI-Kompetenznachweis: So dokumentieren Sie die Schulungspflicht

By Nick Skillicorn | AI Hub Landau

Aktualisiert: 07. April 2026

Artikel 4 des EU AI Act ist seit dem 2. Februar 2025 rechtsverbindlich und verlangt von jeder Organisation, die KI-Systeme bereitstellt oder einsetzt, eine „ausreichende KI-Kompetenz“ bei ihren Mitarbeitenden sicherzustellen. Doch genau hier scheitern die meisten Unternehmen: Die Verordnung sagt Ihnen nicht, wie Sie es dokumentieren sollen. Es gibt keine vorgeschriebene Vorlage, keine verpflichtende Zertifizierungsstelle, keine standardisierte Prüfung. Was es laut den Fragen und Antworten der Europäischen Kommission zur KI-Kompetenz gibt, ist die Erwartung, dass Sie nachweisen können, dass „angemessene Maßnahmen“ ergriffen wurden. Nachweisen bedeutet Belege vorlegen. Und Belege bedeuten Dokumentation. In der Praxis benötigen Sie vier Elemente: ein Schulungsregister, das festhält, wer wann zu welchem Thema geschult wurde; Teilnahmenachweise mit überprüfbarer Bestätigung; Kompetenzbewertungen, die zeigen, dass die Teilnehmenden das Material tatsächlich verstanden haben; und eine Abzeichnung durch eine verantwortliche Person in Ihrer Organisation. Die Bundesnetzagentur, Deutschlands zuständige nationale KI-Behörde, wird dies ab August 2026 überprüfen, wenn die Durchsetzung beginnt. Und dennoch ergab eine McKinsey-Umfrage, dass 71 % der Unternehmen eine unausgereifte KI-Risiko-Governance haben und weniger als 10 % die Anforderungen des EU AI Act vollständig erfüllen. Wenn Ihre Dokumentationsstrategie lautet „wir haben einen Workshop gemacht“, wird das nicht genügen.

Warum die Nachweiskette wichtiger ist als die Schulung selbst

Das klingt widersprüchlich. Müsste nicht die Schulung das Entscheidende sein? Für den tatsächlichen Kompetenzaufbau, ja. Doch regulatorisch absichern tut Sie die Dokumentation.

Artikel 4 selbst enthält keine direkte Verwaltungsstrafe. Das ist die gute Nachricht. Die weniger gute Nachricht ist, dass Artikel 99 den Aufsichtsbehörden erlaubt, fehlende KI-Kompetenzdokumentation als erschwerenden Faktor bei der Bemessung von Strafen für andere Verstöße gegen den EU AI Act zu behandeln. Diese Strafen können bei Pflichten für Hochrisiko-Systeme bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes erreichen. Mit anderen Worten: Fehlende dokumentierte Schulungen werden zum Beleg für umfassendere Verstöße, und zwar zu der Sorte, die Strafen vervielfacht.

Über das regulatorische Risiko hinaus gibt es auch ein Haftungsargument. Wenn mit einem KI-System etwas schiefgeht, und laut dem Stanford HAI AI Index wurden allein 2024 233 KI-Sicherheitsvorfälle erfasst, wird die dokumentierte Schulung zu Ihrer Verteidigung. Nutzt ein Mitarbeiter ein KI-Tool unsachgemäß und richtet Schaden an, ist Ihre rechtliche Lage grundlegend anders, je nachdem, ob Sie eine angemessene Schulung nachweisen können oder nicht.

Sehen Sie sich an, was die Cedefop-Forschung in 11 EU-Ländern ergeben hat: 40-60 % der europäischen Beschäftigten verstehen KI nur unzureichend, und nur 15 % nehmen aktiv an KI-Schulungen teil. Gehört Ihre Belegschaft zu dieser Mehrheit und haben Sie keine Aufzeichnungen, die Ihre Bemühungen dagegen belegen, sind Sie angreifbar.

Was Ihre Schulungsnachweise tatsächlich erfassen müssen

Die meisten HR- und Personalentwicklungsfachleute, mit denen ich spreche, haben bereits Systeme, um Pflichtschulungen zu erfassen. Die gute Nachricht: Die Dokumentation der KI-Kompetenz lässt sich in diese vorhandenen Strukturen einfügen. Die Schwierigkeit liegt darin, genau zu wissen, was zu erfassen ist. Nach den Anforderungen der Verordnung und den entstehenden Aufsichtsleitlinien braucht ein vollständiger Nachweis sechs Elemente.

Angaben zur Person. Vollständiger Name, Abteilung, Rolle und Mitarbeiter- oder Auftragnehmer-ID. Das ist wichtig, weil Artikel 4 die Pflicht auch auf „andere Personen, die sich in [Ihrem] Auftrag mit dem Betrieb und der Verwendung von KI-Systemen befassen“ erstreckt. Auftragnehmer, Freiberufler und Leiharbeitnehmer, die mit Ihren KI-Systemen arbeiten, müssen ebenfalls im Register stehen.

Schulungsinhalte und -umfang. Welche Themen wurden behandelt? Welche konkreten KI-Systeme kamen vor? Welche Risikoklasse gilt für diese Systeme? Die Verordnung verlangt, dass die Schulung „technische Kenntnisse, Erfahrung, Bildung und Ausbildung sowie den Kontext, in dem die KI-Systeme verwendet werden sollen“ berücksichtigt. Ihre Aufzeichnungen sollten zeigen, dass der Inhalt zur tatsächlichen Rolle der Teilnehmer passte und nicht, dass alle dieselbe allgemeine Präsentation absaßen.

Datum, Dauer und Format. Wann fand die Schulung statt? Wie lange dauerte sie? Fand sie in Präsenz, online oder gemischt statt? Bei selbstgesteuertem E-Learning erfassen Sie den Zeitstempel des Abschlusses, nicht nur das Anmeldedatum. Eine Forrester-Studie ergab, dass rund 60 % der Mitarbeiter ohne angemessene Schulung aufhören, neue Tools zu nutzen; deshalb zählt das Abschlussdatum, nicht nur das Zugangsdatum.

Angaben zum Trainer. Wer hat die Schulung durchgeführt? Was qualifiziert ihn dafür? Halten Sie bei internen Trainern deren Rolle und einschlägige Fachkenntnisse fest. Bei externen Anbietern bewahren Sie den Vertrag auf. Das belegt, dass die Schulung von jemandem durchgeführt wurde, der dazu fachlich in der Lage war.

Teilnahmebestätigung. Handschriftliche Unterschrift, digitale Bestätigung oder Abschlussnachweis aus dem LMS. Welche Methode Sie auch wählen, sie muss fälschungssicher sein. Eine Tabelle, die jeder bearbeiten kann, gilt nicht als verlässlicher Beleg.

Bewertungsergebnisse. Hier scheitern die meisten Unternehmen. Teilnahme allein belegt keine Kompetenz. Sie müssen nachweisen, dass die Teilnehmer das Material verstanden haben. Mehr zu praktischen Ansätzen weiter unten.

Wie man Kompetenz auf verschiedenen Rollenstufen bewertet

Der EU AI Act verlangt weder eine formelle Zertifizierung noch standardisierte Prüfungen. Doch ein „ausreichendes Niveau der KI-Kompetenz“ bedeutet mehr als passive Teilnahme. Sie müssen das Verständnis überprüfen, und die Tiefe dieser Prüfung sollte dem Risiko der jeweiligen Rolle entsprechen.

Die Forschung stützt diesen abgestuften Ansatz. Die Worklytics-Daten zeigen, dass rollenspezifische KI-Schulungen zu 67 % dauerhafter Nutzung führen, während allgemeine Schulungen nur 23 % erreichen. Die Bewertung sollte derselben Logik folgen.

Allgemeines Personal, das KI-Tools für den Arbeitsalltag nutzt. Eine Wissensüberprüfung mit 8 bis 12 Fragen, die abdeckt: welche KI-Systeme sie nutzen, was diese Systeme können und was nicht, welche Daten sie verarbeiten, wann zu eskalieren ist und was die KI-Nutzungsrichtlinie des Unternehmens verlangt. Setzen Sie eine Bestehensgrenze von 70-80 % an und dokumentieren Sie sowohl die Punktzahl als auch etwaige Wiederholungen. Das ist für administrative und operative Rollen angemessen.

Personal, das mit Hochrisiko-KI-Anwendungen arbeitet. Für Personen, die mit Hochrisiko-KI-Systemen arbeiten oder Entscheidungen auf Grundlage von KI-Ausgaben treffen (Bewerbervorauswahl, Kreditbeurteilung, sicherheitskritische Anwendungen), nutzen Sie szenariobasierte Bewertungen. Stellen Sie eine realistische Situation dar, in der ein KI-Tool ein fragwürdiges Ergebnis liefert. Erkennt der Teilnehmer das Problem? Kennt er den richtigen Eskalationsweg? Dokumentieren Sie seine Antworten und Begründungen, nicht nur bestanden oder nicht bestanden.

Führungs- und Governance-Rollen. Manager und Führungskräfte müssen die Governance-Pflichten, die Aufsichtsanforderungen und die Berichtspflichten verstehen, nicht die technischen Details. Eine strukturierte Selbstbewertung, in der sie ihr Verständnis konkreter Rechenschaftspflichten bestätigen, funktioniert gut. Sie liefert ein unterzeichnetes Dokument, das die Verantwortung klar zuweist, und genau das will eine Aufsichtsbehörde sehen.

Externe Auftragnehmer und Dienstleister. Sie werden oft vergessen. Arbeiten Auftragnehmer mit Ihren KI-Systemen, brauchen sie eine angemessene Schulung und Dokumentation. Eine vereinfachte Bescheinigung, die bestätigt, dass sie Ihre KI-Nutzungsrichtlinie erhalten und verstanden haben, deckt zusammen mit etwaigen rollenspezifischen Wissensüberprüfungen die Anforderung ab.

Für alle Ansätze gilt: Erfassen Sie die Bewertungsmethode, die verwendeten Fragen oder Szenarien, die Antworten des Teilnehmers und das Ergebnis (bestanden, nicht bestanden oder Nachbesserung erforderlich).

Einbindung Ihrer Dokumentation in bestehende Systeme

Sie brauchen kein separates System für KI-Kompetenznachweise. Die Dokumentation in Ihre vorhandene HR-Infrastruktur einzubinden ist sogar der bessere Weg, weil so die Aufzeichnungen mit derselben Sorgfalt gepflegt werden wie Ihre übrigen Pflichtschulungen.

Wenn Sie ein LMS nutzen: Legen Sie einen KI-Kompetenzkurs oder Lernpfad an. Richten Sie ihn so ein, dass er Abschluss, Quizpunkte und Zertifikatsausstellung automatisch erfasst. Die meisten LMS-Plattformen erzeugen bereits den Prüfpfad, den Aufsichtsbehörden erwarten. Das Copilot-Experiment der britischen Regierung mit 20.000 Mitarbeitern zeigte, dass die strukturierte digitale Erfassung am besten skaliert.

Wenn Sie HR-Software mit einem Schulungsmodul nutzen: Fügen Sie KI-Kompetenz als Pflichtschulungskategorie hinzu. Legen Sie Wiederholungsintervalle fest (mindestens jährliche Auffrischung). Nutzen Sie die integrierte Berichterstattung, um Compliance-Übersichten nach Abteilung und Rolle zu erstellen.

Wenn Sie auf manuelle Aufzeichnungen angewiesen sind: Nutzen Sie eine einheitliche Vorlage und legen Sie ausgefüllte Formulare in einem eigenen Ordner ab, ob physisch oder digital. Weisen Sie jemandem die Pflege des Registers zu und kennzeichnen Sie überfällige Auffrischungen. Das funktioniert für kleinere Unternehmen, wird jenseits von 50 Mitarbeitern aber unzuverlässig.

Entscheidend ist die Einheitlichkeit. Wenden Sie dasselbe System im gesamten Unternehmen gleich an. Ein Prüfer bemerkt sofort, wenn manche Abteilungen oder Standorte keine Aufzeichnungen haben, während andere vollständig dokumentiert sind. Dieses Muster deutet auf eine systematische Lücke hin, nicht auf ein Versehen.

Eine praktische Dokumentationsvorlage

So sieht die Mindeststruktur für einen Schulungsnachweis aus, der abdeckt, was die Verordnung erwartet:

Führen Sie ein zentrales Register, das die Abschlussquoten nach Abteilung, Rolle und Schulungspfad zusammenfasst. Dieses Dokument legen Sie einem Prüfer zuerst vor, und es sollte zwei Fragen sofort beantworten: Welcher Anteil Ihres relevanten Personals ist abgedeckt, und wann wurde der letzte Schulungszyklus abgeschlossen?

Was Prüfer tatsächlich suchen werden

Wenn eine Aufsichtsbehörde Ihre KI-Kompetenz-Compliance prüft, sucht sie nicht nach Perfektion, sondern nach Belegen für ein systematisches Vorgehen. Nach den veröffentlichten Leitlinien der Bundesnetzagentur und der allgemeinen Aufsichtspraxis erwartet Sie eine Prüfung in vier Bereichen.

Abdeckung. Können Sie belegen, dass alle relevanten Mitarbeiter geschult wurden? „Relevant“ meint jeden, der mit KI-Systemen arbeitet, auch Auftragnehmer. Der Work Trend Index von Microsoft/LinkedIn ergab, dass 78 % der Wissensarbeiter eigene KI-Tools zur Arbeit mitbringen. Deckt Ihr Schulungsprogramm nur offiziell freigegebene Tools ab, klafft eine Lücke.

Verhältnismäßigkeit. Entspricht die Tiefe der Schulung der Rolle? Eine allgemeine Sensibilisierung für administratives Personal ist angemessen. Doch wer ein Hochrisiko-KI-System in der Personalbeschaffung beaufsichtigt, braucht eine deutlich tiefere Schulung. Ihre Aufzeichnungen sollten abgestufte Schulungspfade zeigen, die unterschiedliche Risiko- und Verantwortungsstufen abbilden.

Aktualität. Wie aktuell ist die Schulung? KI-Systeme ändern sich, Vorschriften entwickeln sich weiter, und die KI-Nutzung in Ihrem Unternehmen verschiebt sich. Eine Schulung von vor 18 Monaten ohne Auffrischung wirft Fragen auf. Das Weltwirtschaftsforum schätzt, dass KI-spezifische Fähigkeiten binnen 12-18 Monaten veralten. Jährliche Auffrischungszyklen sind der sich abzeichnende Mindeststandard.

Qualität. War die Schulung mehr als eine Pflichtübung? Die Bewertungsergebnisse sind hier der Beleg. Haben alle bei einem Quiz mit fünf Fragen 100 % erreicht, wird der Prüfer schließen, dass die Bewertung nicht aussagekräftig war. Realistische Bestehensquoten (75-90 %) sind sogar glaubwürdiger als perfekte Punktzahlen, weil sie auf eine wirklich anspruchsvolle Bewertung hindeuten.

Aufbewahrungsfristen und Aufzeichnungsrisiken

Der EU AI Act legt für die Dokumentation von Hochrisiko-KI-Systemen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und für Protokolle eine Mindestfrist von 6 Monaten fest. Speziell für KI-Kompetenznachweise nennt die Verordnung keine ausdrückliche Aufbewahrungsfrist. Der praktische Standard aus den Aufsichtsleitlinien ist jedoch eindeutig:

• Bewahren Sie Schulungsnachweise so lange auf, wie die KI-Systeme, auf die sie sich beziehen, in Betrieb sind
• Nach der Außerbetriebnahme eines KI-Systems bewahren Sie die Aufzeichnungen mindestens drei Jahre auf
• Bei Mitarbeiterschulungsnachweisen richten Sie sich nach Ihren bestehenden Regeln zur Aufbewahrung von Personalunterlagen (in Deutschland nach Steuer- und Arbeitsrecht meist sechs bis zehn Jahre)
• Im Zweifel bewahren Sie Aufzeichnungen lieber länger als kürzer auf

Speichern Sie die Aufzeichnungen in einem Format, das zugänglich, durchsuchbar und gesichert ist. PDF-Exporte aus Ihrem LMS oder unterschriebene Dokumente in einem strukturierten digitalen Ordner eignen sich beide. Vermeiden Sie proprietäre Formate ohne Exportmöglichkeit; was Sie auf Nachfrage nicht vorlegen können, existiert praktisch nicht.

Ein Risiko, das Unternehmen oft übersehen: Wenn Mitarbeiter ausscheiden und Sie ihre HR-Unterlagen gemäß Ihrer Datenaufbewahrungsrichtlinie löschen, sorgen Sie dafür, dass die compliance-relevanten Schulungsnachweise getrennt aufbewahrt werden. Womöglich müssen Sie noch Jahre nach dem Ausscheiden nachweisen, dass ein ehemaliger Mitarbeiter geschult war, als er Ihre KI-Systeme bediente.

Häufig gestellte Fragen

Verlangt der EU AI Act ein bestimmtes Schulungszertifikat für KI-Kompetenz?

Nein. Artikel 4 verlangt von Unternehmen, ein „ausreichendes Niveau der KI-Kompetenz“ sicherzustellen, schreibt aber kein bestimmtes Zertifikat, keine Qualifikation und keinen Schulungsanbieter vor. Die Fragen und Antworten der Europäischen Kommission zur KI-Kompetenz bestätigen, dass Sie frei wählen können, wie Sie Schulungen durchführen und bewerten. Es zählt, dass Sie nachweisen können, dass die Schulung zur Rolle passte, die relevanten KI-Systeme abdeckte und dass die Teilnehmer das Material verstanden haben. Interne Schulungen mit ordentlicher Dokumentation sind voll konform. Externe Zertifizierungen können Ihr Programm ergänzen, sind rechtlich aber nicht erforderlich.

Was passiert, wenn Mitarbeitende die KI-Kompetenzschulung ablehnen oder nicht bestehen?

Dokumentieren Sie alles. Besteht ein Mitarbeiter eine Bewertung nicht, erfassen Sie das Ergebnis, ordnen Sie eine Nachbesserung an (eine Wiederholung oder zusätzliches Coaching) und setzen Sie eine klare Frist. Lehnt er die Schulung ganz ab, dokumentieren Sie die Ablehnung und eskalieren Sie über Ihren üblichen HR-Prozess. Der EU AI Act verlangt von Ihnen Maßnahmen „nach bestem Vermögen“, es zählt also der Nachweis echter Bemühungen. Ein dokumentiertes Vorgehen aus Schulungsangeboten, der Erfassung von Nicht-Abschlüssen und der Nachverfolgung ist weit aussagekräftiger, als gar keine Aufzeichnungen zu haben. Überlegen Sie, ob Mitarbeiter, die Schulungen ablehnen, weiter Zugang zu KI-Systemen haben sollten, als Compliance-Maßnahme und als praktische Risikokontrolle.

Wie oft sollten wir KI-Kompetenzschulungen wiederholen?

Die Verordnung legt kein Auffrischungsintervall fest, doch jährliche Auffrischungen sind die sich abzeichnende Praxis. Das Weltwirtschaftsforum schätzt, dass KI-spezifische Fähigkeiten binnen 12-18 Monaten veralten, und Forresters Forschung ergab, dass ohne fortlaufende Schulung rund 60 % der Mitarbeiter aufhören, neue KI-Tools wirksam zu nutzen. Ihr Auffrischungszyklus sollte sich verkürzen, wenn Sie neue KI-Systeme einführen, wenn bestehende Systeme große Updates erhalten, wenn sich regulatorische Leitlinien ändern oder wenn Daten zu Vorfällen auf Wissenslücken hindeuten. Bauen Sie den Auffrischungsplan in Ihr Schulungsmanagementsystem ein und dokumentieren Sie jeden Zyklus als eigenes Schulungsereignis mit eigenen Teilnahme- und Bewertungsnachweisen.

Können wir unser bestehendes LMS zur Verfolgung der KI-Kompetenz-Compliance verwenden?

Ja, und in den meisten Fällen sollten Sie das tun. KI-Kompetenz als Pflichtschulungskategorie in Ihr bestehendes Lernmanagementsystem aufzunehmen ist der praktischste Weg. Richten Sie den Kurs so ein, dass er Abschlussdaten, Quizpunkte und die Erstellung von Zertifikaten erfasst. Der Vorteil: Ihr LMS erstellt bereits die prüfungsfertigen Berichte, die Aufsichtsbehörden erwarten. Achten Sie nur darauf, dass die Kursinhalte auf die KI-Systeme zugeschnitten sind, die Ihr Unternehmen tatsächlich nutzt, statt auf allgemeines KI-Sensibilisierungsmaterial. Rollenspezifische Inhalte führen zu 67 % dauerhafter Nutzung gegenüber nur 23 % bei allgemeinen Programmen.

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Quellen

1. EU AI Act (Verordnung 2024/1689), vollständiger Text. EUR-Lex
2. EU AI Act Artikel 4 (KI-Kompetenzverpflichtung). artificialintelligenceact.eu
3. EU AI Act Artikel 99 (Strafen). artificialintelligenceact.eu
4. Europäische Kommission, Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz. digital-strategy.ec.europa.eu
5. Bundesnetzagentur, KI-Regulierung. bundesnetzagentur.de
6. McKinsey, „The State of AI in 2025.“ mckinsey.com
7. Stanford HAI, AI Index Report 2025. hai.stanford.edu
8. Cedefop, Europäische KI-Kompetenz- und Schulungsumfrage, 2024. cedefop.europa.eu
9. Worklytics, „Role-Specific AI Training,“ 2024. worklytics.co
10. Weltwirtschaftsforum, Future of Jobs Report, 2024. weforum.org
11. UK Government Digital Service, „Microsoft 365 Copilot Experiment,“ Juni 2025. gov.uk
12. Microsoft/LinkedIn, Work Trend Index 2024. microsoft.com
13. Forrester, „Total Economic Impact of Microsoft 365 Copilot,“ 2024-2025. tei.forrester.com
14. EU AI Act, offizieller Überblick und Implementierungszeitplan. artificialintelligenceact.eu

Verwandte Ressourcen: Was Artikel 4 für Ihr Unternehmen bedeutet | EU AI Act Schulungspflichten erklärt | Mitarbeiterschulung zu KI: ein praktischer Leitfaden | EU AI Act Compliance-Checkliste

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